KONSEP KUNJUNGAN PROGRAM KELUARGA HARAPAN (pkh)

TEKNIK DAN KOSEP KUNJUNGAN PROGRAM KELUARGA HARAPAN

A. PENDAHULUAN

Teknik kunjungan adalah pendamping  PKH melakukan pertemuan dan mendatangi peserta PKH ke tempat tinggalnya ataupun melalui mekanisme kelompok dalam upaya mempererat tali persaudaraan dan menggali permasalahan serta bersama peserta mencari solusi pemecahan masalah yang timbul.  Dalam melakukan  kunjungan tersebut pendamping PKH diharapkan mampu menciptakan suasana yang nyaman dan kondusif untuk melakukan tatap muka sehingga diantara pesert PKH dan pendamping tercipta rasa simpati dan emphaty diantara keduanya. Agar tercipta kondisi yang demikian maka pendamping PKH diharapkan dalam setiap kunjungan menggunakan pendekatan  diantaranya sebagai berikut:

1. Selalu berniat baik dan berbaik sangka.
2. Membiasakan rendah hati.
3. Fokus perhatian pada tujuan.
4. Melihat RTSM dari sudut yang cerah dan menyenangkan.
5. Selalu toleran dan optimis.

Mengapa pendamping perlu melakukan kunjungan kepada peserta PKH, ada beberapa kepentingan yang perlu diperhatikan pendamping diantaranya:

- Pendamping memperjuangkan hak dan kewajiban peserta PKH.

- Pendamping merupakan mata dan telinga program PKH.

-Secara kelembagaan pendamping harus melaporkan seluruh kegiatan dan permasalahan ke UPPKH Kabupaten/Kota.

Teknik kunjungan diperlukan pendamping dengan beberapa alasan diantaranya:

1. Sebagian besar orang miskin  tidak memiliki kekuatan apapun, tidak memiliki suara dan kemampuan untuk memperjuangkan hak mereka yang sesunguhnya. Untuk itulah mereka membutuhkan pejuang yang bersuara untuk mereka, yang membantu mereka mendapatkan hak yang patut mereka peroleh dari PKH. Untuk itulah pendamping merupakan pejuang bagi penerima manfaat PKH.
2. UPPKH Kabupaten/Kota tidak memiliki kemampuan melakukan tugasnya di seluruh tingkat kecamatan dalam waktu bersamaan. Petugas yang dimiliki sangat terbatas sehingga amatlah sulit mendeteksi segala macam permasalahan dan melakukan tindak lanjut dalam waktu cepat. Untuk itulah pendamping adalah mata dan telinga bagi PKH.

Sedangkan fungsi utama pendamping PKH diantaranya:

1. Mendampingi langsung penerima manfaat  PKH dalam memenuhi komitmen.
2. Menjembatani penerima manfaat dengan pihak-pihak lain yang terlibat (di kecamatan, kabupaten, dll).
3. Melakukan sosialisasi program PKH.
4. Melakukan pengawasan pelaksanaan PKH di lapangan.

Jumlah pendamping disesuaikan dengan jumlah peserta PKH yang terdaftar di setiap kecamatan. Setiap pendamping akan mendampingi sejumlah kurang lebih 375 RTSM peserta PKH. Apabila di ksatu kecamatan terdapat 3-4 pendamping maka akan ditunjuk satu coordinator yang bertanggungjawab mengkoordinir para pendamping di setiap kecamatan.

Pendamping PKH menghabiskan sebagian besar waktunya dengan melakukan kegiatan dilapangan, yaitu mengadakan pertemuan dengan Ketua Kelompok, berkunjung dan berdiskusi dengan pelayan kesehatan, pendidikan, pemerintah daerah, tokoh masyarakat dan dengan peserta PKH. Lokasi kantor pendamping terletak di UPPKH Kecamatan yang berada di kantor Camat, atau kantor yang dekat dengan PT. POS dan atau kantor kecamatan di wilayah yang memiliki peserta PKH.  Di kantor inilah pendamping dapt melakukan kegiatan yang sifatnya administrative seperti; membuat laporan, memperbaharui dan menyimpan formulir serta kegiatan rutin administrasi lainya.

B. TUGAS PENDAMPING PKH

Tugas dan tangungjawab Pendamping PKH secara umum adalah melaksanakan tugas pendampingan  kepada RTSM peserta PKH. Wilayah kerjanya meliputi seluruh desa/kelurahan dalam satuan wilayah kerja di tingkat kecamatan. Dalam melaksanakan tugasnya Pendamping PKH bertanggungjawab kepada UPPKH Kabupaten/Kota yang diketahui oleh Camat setempat.

a. Tugas Persiapan Pendamping PKH:

- Menyelenggarakan pelaksanaan pertemuan awal dengan seluruh peserta PKH.

- Menginformasikan (sosialisasi) program kepada RTSM peserta PKH dan mendukung sosialisasi kepada masyarakat umum.

- Mengelompokkan peserta kedalam kelompok yang terdiri atas 20-25 peserta PKH untuk mempermudah tugas pendamping.

- Membantu peserta PKH dalam mengisi formulir klarifikasi data dan menandatangani surat persetujuan serta mengirim formulir terisi kepada UPPKH kabupaten/kota.

- Memfasilitasi pemilihan ketua kelompok ibu-ibu peserta PKH.

- Memfasilitasi proses penetapan jadwal kunjungan peserta PKH kesehatan.

- Mendampingi peserta PKH kesehatan dalam kunjungan awal di Posyandu.

- Memfasilitasi proses pendaftaran sekolah bagi anak-anak peserta PKH yang belum terdaftar di satuan pendidikan.

b. Tugas Rutin Pendamping PKH:

- Menerima formulir pemutakhiran data peserta PKH dan mengirimkan formulir ini ke UPPKH Kabupaten/Kota.

- Menerima pengaduan dari ketua kelompok dan atau peserta PKH serta dibawah koordinasi UPPKH kabupaten/Kota melakukan tindak lanjut atas pengaduan yang diterima.

- Melakukan koordinasi dengan aparat setempat dan pemberi pelayanan  pendidikan dan kesehatan.

- Melakukan pertemuan bulanan dengan ketua kelompok.

- Melakukan kunjungan insidentil khususnya kepada peserta PKH yang tidak memenuhi komitmen.

- Mengadakan  pertemuan pengembangan program dengan penyedia layanan dan UPPKH Daerah.

- Menginformasikan jadwal pembayaran bantuan kepada peserta PKH serta menghadiri proses pembayaran bantuan di kantor Pos.

- Melakukan pertemuan dengan semua peserta setiap enam bulan untuk re-sosialisasi (program dan kemajuan/perubahan dalam program).

C. KEGIATAN PENDAMPING PKH

Pendamping PKH merupakan elemen penting bagi kesuksesan program, karena itu interaksi pendamping dengan peserta PKH merupakan salah satu kunci keberhasilan program. Sedangka kegiatan yang dilakukan pendamping diantaranya:

1. Menyelenggarakan pertemuan awal dengan calon peserta PKH

Tugas awal pendamping adalah menyelenggarakan pertemuan awal dengan calon peserta PKH. Pertemuan awal ini harus melibatkan seluruh calon peserta PKH yang terdaftar di kecamatan, dan mengundang perwakilan petugas Puskesmas dan Sekolah. Agar lebih efektif seyogyanya dibuat oleh Camat setempat,. Oleh sebab itu pendamping harus melakukan koordinasi dengan Camat setempat. Undangan peserta akan dikirim langsung kepada peserta melalui Pos.

Tujuan pertemuan awal:

1. Menginformasikan tujuan, tingkat bantuan, mekanisme dan lainnya mengenai PKH dan membagi-bagikan bahan-bahan program.
2. Menjelaskan komitmen (kewajiban) yang harus dilakukan oleh calon peserta PKH untuk dapat menerima bantuan.
3. Menjelaskan hak dan kewajiban ibu peserta PKH dalam PKH.
4. Menjelaskan sangsi serta implikasi apabila peserta tidak memenuhi komitmen yang ditetapkan dalam program.
5. Menjelaskan mekanisme prosedur keluhan dan pengaduan atas pelaksanaan PKH.
6. Membantu peserta mengisi formulir klarifikasi data (perbaikan data pribadi peserta)
7. Mengumpulkan semua formulir klarifikasi yang sudah diisi dan ditandatangasi perjanjian kesediaan peserta PKH mengikuti komitmen yang ditetapkan dalam program.
8. Memfasilitasi pembentukan kelompok peserta PKH (berdasarkan kelompok yang sudah dibuat sebelum pertemuan), dan memfasilitasi pemilihan ketua kelompok.
9. Menjelaskan perlunya melakukan pendaftaran sekolah bagi anak-anak yang belum terdaftar di sekolah bagi setiap peserta PKH Pendidikan.

10.  Bekerjasama dengan petugas kesehatan dari Puskesmas, menjelaskan jadwal kunjungan ke fasilitas kesehatan bagi setiap peserta PKH kesehatan.

11.  Menjelaskan kewajiban ketua kelompok dalam PKH.

Tahapan yang perlu dilakukan untuk menyukseskan penyelenggaraan pertemuan awal adalah sebagai berikut:

a. Tahap Persiapan

UPPKH Kabupaten/Kota akan menerima perkiraan peserta PKH per kecamatan di Kabupaten yang bersangkutan dari UPPKH Pusat. Berdasarkan perkiraan tersebut, tugas UPPKH Kabupaten/Kota (berkoordinasi dengan Dinas Sosial Kabupaten) adalah:

-          Menetapkan waktu (hari, tanggal, tempat pelaksanaan) pada pertemuan awal di setiap kecamatan. Setiap pertemuan awal di tingkat Kecamatan melibatkan sekitar 60-75 peserta ( 3 kelompok peserta). Apabila dalam satu kecamatan terdiri lebih dari 75 peserta maka jadwal pertemuan bias lebih dari satu kali atau pertemuan tersebut dilakukan secara parallel.

-          Segera menirimkan informasi jadwal pertemuan (waktu dan tempat) ke UPPKH Pusat.

Setelah jadwal pertemuan awal dari masing-masing kecamatan diketahui, UPPKH Pusat selanjutnya akan memberikan akses kepada PT. POS untuk:

a. Membuat surat undangan pertemuan awal.

Surat undangan untuk menghadiri pertemuan awal dikirim langsung ke setiap calon peserta PKH oleh PT. Pos. Surat undangan ini berisi informasi bahwa yang bersangkutan terpilih sebagai calon peserta PKH dan dimohon hadir dalam pertemuan yang diselenggarakan pada hari, tanggal, dan tempat tertentu dengana membawa kartu keluarga yang masih berlaku.

b. Mencetak formulir klarifikasi data dan surat persetujuan.

Formulir klarifikasi data dan surat persetujuan akan dikirim ke UPPKH Kecamatan (Pendamping). Formulir klarifikasi data dan surat persetujuan ini berisi informasi tentang:

-          Nama dan nomor peserta

-          Alamat peserta

-          Nama-nama anak peserta dan ibu hamil dalam rumahtangga peserta.

-          Tanggal lahir semua anggota rumahtangga.

-          Syarat kesehatan dan pendidikan yang perlu diikuti oleh setiap anggota rumahtangga.

c. Mengirim daftar calon peserta kepada UPPKH Kabupaten/Kota untuk diteruskan ke UPPKH Kecamatan.

Tugas-tugas pendamping setelah menerima data calon peserta PKH dari PT. Pos melalui UPPKH Kabupaten/Kota sebagai berikut:

1. Membuat daftar absensi untuk digunakan pada pertemuan awal dan dasar mengambil tindakan lebih lanjut apabila calon peserta  tidak hadir.
2. Berdasarkan daftar calon peserta (beserta alamatnya) yang terdaftar di Kecamatan, pendamping harus menetapkan kelompok ibu peserta PKH (20-25 peserta dalam satu kelompok). Kelompok ibu peserta PKH dibentuk berdasarkan kesamaan domisili (yaitu RT, RW) dan setiap kelompok perlu diberikan nomor urut agar memudahkan laporan dan tugas lain nantinya. Pertimbangan pembentukan kelompok ibu peserta PKH antara lain adalah: a. Mempermudah transfer informasi terkait dengan PKH kepada peserta. b. Mempermudah penerima pengaduan dari peserta PKH. c. Mempermudah penerimaan pembaharuan data kepesertaan dari ibu-ibu dalam satu kelompok. d. Mempermudah monitoring pemenuhan komitmen dan pemberian teguran jika peserta PKH tidak memenuhi komitmennya.
3. Membagi kelompok peserta antara pendamping yang ada, satu pendamping mendampingi 375 peserta PKH.

b. Tahap Pelaksanaan

Dalam pertemuan awal hal-hal yang dilakukan pendamping diataranya:

1. Sosialisasi PKH

Dalam sesi ini pendamping harus menyampaikan informasi tentang PKH, seperti; tujuan PKH, hak dan kewajiban peserta PKH, mekanisme pengaduan, dll.

1. Pengelompokan Peserta

Dalam tahap persiapan diatas, pendamping telah mengidentifikasi dan  menetapkan nama-nama calon peserta PKH untuk dikelaompokan dalam satu kelompok yang terdiri dari 20-25 peserta PKH. daftar nama ibu-ibu dalam masing-masing kelompok selanjutnyadiinformasikan kepada seluruh peserta PKH.

1. Perbaikan data oleh peserta PKH

Formulir klarifikasi data calon peserta yang sebelumnya sudah dikirim oleh UPPKH Kabupaten/Kota, dibagikan kepada seluruh calon peserta PKH. Selanjutnya seluruh calon peserta PKH diwajibkan memeriksa dan memperbaharuhi data yang tercatat dalam formulir klarifikasi ini.

1. Menyerahkan formulir klarifikasi dan penandatanganan surat perjanjian

Data anggota rumah tangga yang sudah diperbaiki harus diserahkan ke UPPKH Kabupaten/Kota bersama dokumen pendukung. Seluruh calon peserta PKH juga diwajibkan menandatangani surat ini dan data tersebut sudah masuk ke dalam Master Database PKH.

1. Penunjukkkan Ketua Kelompok

Tugas pendamping selanjunya adalah memfasilitasi kelompok peserta yang sudah terbentuk ini untuk menunjukkan satu orang ibu diantara mereka sebagai Ketua Kelompok.

c. Tahap Tindak Lanjut

Pendamping PKH berkewajiban menindaklanjuti hasil pertemuan awal tersebut yaitu:

-          Mendatangi ke stiap calon peserta PKH yang tidak hadir dalam pertemuan awal dan melakukan semua hal yang dilakukan dalam pertemuan awal (jika diperlukan, calon peserta PKH yang tidak hadir dapat dikumpulkan untuk melakukan hal ini).

-          Mengirimkan formulir klarifikasi terisi kepada UPPKH Kabupaten/Kota.

-          Mencatat daftar nama peserta yang terpilih sebagai Ketua Kelompok beserta nama-nama pesetrta kelompok dan nomor urutan kelompok tersebut.

-          Mengidentifikasi peserta PKH yang menerima bantuan komponen kesehatan (tindak lanjut bagi peserta PKH kesehatan adalah kunjungan ke posyandu).

-          Mencatat daftar peserta PKH yang anaknya berusia sekolah namun ketika pertemuan dilakukan  anak tersebut belum terdaftar di sekolah (peserta ini harus mendaftarkan anaknya ke sekolah).

D. KUNJUNGAN YANG DILAKUKAN PENDAMPING

1. Mengkoordinasikan pelaksanaan kunjungan awal ke Posyandu

Kunjungan awal ke Posyandu merupakan kewajiban pertama yang harus dilakukan oleh seluruh peserta PKH kesehatan. Tujuan kunjungan awal ke Posyandu ini adalah untuk mengklarifikasi jadwal kunjungan dui berbagai fasilitas kesehatan bagi setiap anggota rumahtangga peserta PKH. Peran pendamping dalam kunjungan ke Posyandu/pelayanan kesehatan diantaranya adalah:

1. Menginformasikan rencana kunjungan peserta PKH ke Posyandu/pelayanan kesehatan.
2. Segera setelah pelaksanaan pertemuan awal pendamping harus koordinasi dengan kader posyandu.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kunjungan posyandu/pelayanan kesehatan.
4. Pendamping harus mencatat kehadiran peserta.
5. Pendamping melaporkan jadwal kunjungan peserta ke posyandu kepada UPPKH Kabpaten/Kota.

1. Memfasilitasi Pendaftaran ke satuan Pendidikan.

Pendaftaran ke satuan pendidikan harus segera dilakukan bagi peserta PKH yang memiliki anak usia sekolah namun anak tersebut belum terdaftar. Informasi tentang angota rumahtangga usia sekolah yang belum bersekolah harus dicari pada saat  klarifikasi/perbaikan  data dilakukan calon peserta pada waktu pertemuan awal. Tugas pendamping yang harus dilakukan diantaranya; Mengajak peserta untuk mendaftarkan anaknya ke sekolah atau fasilitas pendidikan lainnya.,Mencatat nama sekolah dan atau fasilitas pendidikan dan meneruskan informasi ini ke UPPKH Kabupaten/Kota.

1. Kunjungan ke RTSM / Ketua Kelompok

Kunjungan ke RTSM dan Ketua Kelompok dilakukan pendamping dalam upaya pemutakhiran data peserta secara terus menerus, kunjungan dilakukan 1 bulan sekali, Mencatat perubahan data peserta dan melaporkan ke UPPKH Kabupaten/Kota setiap minggu kedua setiap bulannya. Contoh perubahan status yang harus dicatat pendamping diantaranya:

1. Perubahan tempat tinggal
2. Kelahiran anggota rumahtangga
3. Penarikan anak-anak dari program (kematian, keluar/pindah sekolah, dsb)
4. Masuknya anak-anak ke sekolah baru
5. Ibu hamil
6. Perbaikan nama atau dokumen
7. Perubahan nama ibu penerima PKH (menikah/cerai, meninggal, pindah kerja/domisili)
8. Perubahan fasilitas kesehatan yang diakses.
9. Dll.

1. Kunjungan ke penyedia pelayanan kesehatan dan pendidikan

Kunjungan secara rutin/berkala, kunjungan mencari pemecahan masalah ketika ada pengaduan, dll.

1. Kunjungan Bulanan dengan Ketua Kelompok

Tujuan kunjungan dengan ketua kelompok dilakukan diantaranya; Memberi informasi perkembamngan dan pencapaian program, Menggali informasi tentang permasalahan terkait dengan stakeholder, Menggali informasi perubahan data, Menggali informasi keluhan yang dihadapi peserta PKH, dll.

1. Kunjungan ke peserta PKH yang tidak memenuhi komitmen.

Kunjungan dilakukan jika selama 2 bulan berturut-turut peserta PKH tidak memenuhi komitmen. Jika peserta yang tidak memenuhi komitmen banyak, maka pendamping dapat meminta bantuan Ketua kelompok, memanggil semua peserta yang tidak memenuhi komitmen, atau meminta bantuan teman sesame pendamping diwilayah kerjanya.

Dalam kunjungan tersebut yang dilakukan pendamping adalah:

1. Menjelaskan implikasi ketidakpatuhan peserta memenuhi komitmen, terhadap jumlah bantuan yang diterima.
2. Memberikan motivasi dan penguatan.
3. Mencari informasi lanjut terkait ketidakpatuhan memenuhi komitmen.
4. Penanganan tindak lanjut.
1. Kunjungan dilakukan 1 bulan sekali.
2. Tujuan untuk mengetahui perkembangan pelayanan dan pengembangan program
3. Peserta  temu kunjung tersebut adalah seluruh pendamping dan penyedia pelayanan yang difasilitasi UPKH Kabupaten/Kota.
4. Lokasi secara rotasi bergiliran secara berurutan dan bergilir dimana pendamping bekerja diwilayah kerjanya.
5. Taujuan adalah media berbagi pengalaman antar pelaksana program dalam bentuk diskusi dan presentasi dalam pengembangan program PKH.
6. Peserta adalah; pendamping, UPPKH Kab./Kota, dan penyedia pelayanan.
7. Pertemuan triwulan antar Kecamatan, dilaksanakan UPPKH Kab./Kota.
8. Pertemuan semester antar Kabupaten diselenggarakan UPPKH Pusat.

1. Temu Kunjung Pengembangan Program dengan penyedia pelayanan.

1. Temu Komunitas

E. PENUTUP

Kata kunci keberhasilan dalam teknik kunjungan  yang dilakukan pendamping PKH diantaranya:

1. Sikap keterbukaan, bersedia mendengarkan orang lain dan pendapat orang lain.
2. Sikap kebersamaan keyakinan bahwa memecahkan masalah secara bersama lebih baik.
3. Sikap kemitraan, memandang orang lain sebagai mitra.
4. Harapkanlah hal yang terbaik dari orang yang anda kunjungi.

Sedangkan dalil atau pendekatan  yang dapat  dilakukan pendamping ketika melakukan teknik kunjungan diantaranya:

1. Pelajari secara  mendalam apa yang dibutuhkan RTSM.
2. Ciptakan suasana dimana kegagalan bukanlah sesuatu yang fatal.
3. Pakailah keteladanan.
4. Kenalilah dan berilah pujian terhadap prestasi.
5. Usahakan motivasi tetap tinggi.

                                                                                                       Penulis : Drs. Joko Sulistyo, M.Si